Declaração de quitação: para que serve, quem deve emitir e como fazer a solicitação?

A declaração de quitação é um documento muito importante tanto para a pessoa física que exerce a própria atividade como cidadão, pagando todos os boletos e outras despesas em dia, quanto para pessoas jurídicas e/ou prestadoras de serviço público ou privado, que precisam do controle de inadimplências de consumidores.

Se você não sabe o que é declaração de quitação ou tem dúvidas sobre quem deve emitir o documento, não se preocupe, pois você está no lugar certo. O Viva Real preparou este texto para tirar todas as dúvidas sobre o assunto. Confira a seguir!

O que a declaração de quitação significa?

Documento previsto por lei, a declaração de quitação comprova que o consumidor não tem nenhuma pendência financeira com uma ou mais empresas durante o ano em questão. Se houver inadimplências, a declaração não deve ser emitida, mas sim mostrar quais são os débitos e os meses referentes a eles.

Para o consumidor, ter a declaração de quitação de débitos ajuda a comprovar, frente a possíveis situações, que os pagamentos foram feitos em dia e não há pendências financeiras com nenhuma instituição como escolas, academias, empresas de energia, escolas, seguradoras de saúde, instituições financeiras, etc.

Porém, é recomendado guardar a declaração e os outros comprovantes de pagamento de suas contas, como aluguel e outras despesas, por cinco anos no mínimo.

A declaração serve para diferentes finalidades do consumidor ou da empresa. Na maioria das vezes, ela serve para comprovar que não existe inadimplência no nome do proprietário ou do inquilino, bem como no trâmite das pessoas envolvidas na compra e venda de um imóvel.

Quem emite a declaração?

Desde julho de 2009, quando a lei n.º 12.007 entrou em vigor, empresas do setor privado e público são obrigadas a emitir o relatório anual que comprove a inexistência de débitos por parte do consumidor.

Não existe distinção de porte da empresa (pequena, média ou grande) para a emissão da declaração, a exigência é a mesma. Todas as corporações (enquadradas como públicas ou privadas) têm até maio do ano seguinte ao que se refere às quitações para emitir e enviar o documento ao consumidor.

A declaração de quitação deve informar que ela comprova o cumprimento das obrigações do consumidor e que não existem débitos nos faturamentos mensais daquele ano. Nos casos em que há dívidas, elas devem constar na declaração com descrição dos meses em que não houve pagamento.

Outra informação importante, defendida pela lei em questão, é de que o consumidor não precisa solicitar a declaração para as empresas. Assim como emitir, elas têm a obrigação de disponibilizar o documento, enviado geralmente junto da cobrança de maio do ano seguinte ao que se refere às quitações.

Outras medidas para comprovar a quitação de dívidas

Como já falamos no tópico anterior, é recomendado que você continue guardando as contas pagas por, pelo menos, cinco anos, porque existem situações específicas em que elas podem ser necessárias.

O mesmo vale para a Declaração de Quitação de Débitos. Apesar de ser anual e substituir as demais contas pagas e comprovantes, as empresas responsáveis podem, durante o período de cinco anos, realizar cobranças de um determinado ano dentro desse tempo.

Então, com as declarações anuais em mãos, o consumidor terá o documento comprobatório para apresentar à empresa e/ou à Justiça. Vale lembrar que, se sofrer cobranças repetidas de despesas já quitadas ou inexistentes, o indivíduo pode exigir o ressarcimento de mesmo valor ou o dobro. Para entender quando isso é possível, é preciso consultar o Manual do Consumidor, disponível online.

Por fim, também destacamos que a não declaração de quitação pode acarretar multas às empresas. Ainda que a lei não preveja punições legislativas, o Manual do Consumidor garante e protege todos os direitos.

Às empresas, bem como ao consumidor, a declaração é uma grande aliada. Com ela, a organização financeira tem um controle maior do faturamento, bem como de inadimplências de consumidores.

Como emitir a declaração de quitação?

Pessoas jurídicas prestadoras de serviços públicos ou privados devem cumprir o encaminhamento anual aos consumidores, como já foi dito, compreendendo os meses de janeiro a dezembro, via Correios.

Na internet, existem vários modelos que podem ser utilizados. O importante é constar: as informações do consumidor, como nome, CPF, endereço e outros dados requeridos; as informações da empresa, como CNPJ e setor; e a declaração de que não há débitos pendentes naquele período.

Saiba mais no blog do Viva Real!

Como você viu, a declaração de quitação de débitos é importante para pessoa física ou jurídica. Porém, não só esse documento merece sua atenção quando falamos sobre débitos em diferentes setores, como o imobiliário.

Por isso, além de oferecer mais de cinco milhões de imóveis para compra e venda ou aluguel, o Viva Real tem um blog dedicado a explicações e dicas para facilitar a vida de corretores, proprietários e inquilinos. Nossos artigos também são voltados para guias e atividades de cidades, confira!